Als je per direct wil stoppen met saaie meetings waar te weinig resultaat uitkomt, dan ben je bij designer Rob de Haas op het goede adres. Hij vertelt over zijn workshops op de WPX 2024: “Make the world a better meeting place.”
Het is voor De Haas niet de eerste keer dat hij het onderwerp effectief vergaderen beetpakt: wereldwijd trainde en inspireerde deze expert al meer dan 25.000 mensen op het gebied van onder andere zakelijke creativiteit en effectief vergaderen. Hij schreef boeken: ‘Praktijkgids online vergaderen. Anders verbinden, beter presteren’ (2020) en ‘Ongewoon goed vergaderen. Slimmer. Korter. Inspirerender.’ (2015). En staat nu op de WorkPlace Xperience als designer.
De Haas over het onderwerp dat hij koos en het belang hiervan: “Meeting Design is design thinking, gericht op meetings. Ik wil het belang van meeting design naar voren brengen, samen met designer Saskia Beekmans. Deze discipline is nog een relatief onbekend gebied, dus een uitleg is geen overbodige luxe. Het draait om het voorbereiden en ontwerpen van verschillende typen meetings.”
Meeting design is nu nog geen gemeengoed in vergaderend Nederland. Integendeel, illustreert De Haas: “In geen enkele opleiding en leiderschapsprogramma is hier aandacht voor. Terwijl de Nederlander ongeveer 35 procent van zijn werktijd vergadert, en managers wel drie of vier van de vijf werkdagen. We denken daarom nog steeds tegen beter weten in: ‘Als we aan tafel gaan, komt het wel goed'.”
Waste of time!
Internationaal onderzoek onder management wijst echter uit dat 54 procent van alle meetings als pure tijdverspilling wordt ervaren. Verandering hierin komt echter niet alleen van top-down, maar ook bottom-up: “Het moet niet alleen uit management komen, maar zeker ook vanuit teams en teamleiders. Mensen vinden een verandering meestal moeilijk en daarom richten we ons snel op bricks and bytes, want die lossen het probleem wel op. Maar de grootste kans op een succesvolle herinrichting schuilt in de koppeling met de analyse en het ontwerp van de meest voorkomende overleggen, gekoppeld aan de zogeheten meeting rules.”
De Haas geeft een aantal voorbeelden over die meeting rules: “Kort alle bestaande meetings per direct met 20 procent in. Voer online meetings met maximaal vijf mensen en houd de woensdag aan als werkdag zonder vergaderingen. En ben je niet voorbereid, dan is er geen deelname mogelijk aan de meeting. Werkend Nederland snakt naar meer eigen tijd om zaken uit te werken. Hiervoor zul je minder, korter en effectiever moeten vergaderen. Dan moet je het roer echt omgooien, anders blijft het pappen en nathouden. Wil je tijdwinst, hogere productiviteit en betere samenwerking? Dan moeten we de traditionele vergadergewoontes serieus ter discussie stellen.”
Mensen écht raken
Al 15 jaar opent De Haas de ogen van professionals over deze kanteling en op de WPX 2024 wil hij deelnemers meenemen daarin: “Ik laat deelnemers ervaren hoe het traditioneel gaat in meetings én hoe het anders kan. Eerst ontdekken ze hoe ze het eigenlijk altijd doen. Vervolgens breek ik in. Het belangrijkste is dat mensen die bewustwording voelen, omdat deze ‘aha-ervaring’ de belangrijkste stap is in iedere verandering. Mijn ambitie is dus om mensen wakker te schudden.” Om dat te doen zoekt De Haas de samenwerking met Beekmans op. “Wij zetten met het concept ‘Office NXT’ de mens voorop: ‘Human first’. Denk eerst na in je organisatie over typische overleggen, hoe die eruit zien, meeting design en welke sfeer er het beste bij past, interior design.”
Grote verandering
Bewustwording gekoppeld aan hele praktische tools en technieken kenmerken de workshops van De Haas. Wat moeten deelnemers volgens hem leren en meenemen uit de mini-workshops op de WPX? “Ik laat mensen even het verschil ervaren tussen ‘zomaar praten’ en een ‘effectieve, doelgerichte discussie’. Als het kwartje valt, willen mensen nooit meer op de oude manier vergaderen. De rolmodellen moeten vooroplopen en managers moeten als cultuurdragers aan de bak, als vliegwiel. Zij hebben nu nog het idee dat meetings positief verlopen en een goede bijdrage leveren aan het resultaat en de teamprestaties. Dat is simpelweg niet waar. Uit onderzoek blijkt dat deelnemers meetings een veel lagere score geven dan de leider, die de vergadering voorzit."
Workshopdeelnemers gaan volgens hem naar huis met een unieke ervaring van sferen in meetings: “Mijn gedachtegoed is gebaseerd op het structureren van een discussie in vier fasen. Je ontdekt dan dat meetings een prima instrument zijn om cultuur te veranderen, te ontwikkelen. Want cultuur, daar moet je niet over praten, dat moet je doen!”
Kantel mee
Rob de Haas is een van de designers van WPX 2024. Doe jij mee op de WorkPlace Xperience en laat jij de meetingcultuur in je organisatie kantelen? Registreer je dan hier.
